1 目的

為保證公司全體員工參與環(huán)境管理事務，提出合理建議和意見，保證內、外部信息能夠準確、快速地傳遞，確保體系的運行，特制定本程序。

2? 適用范圍

本程序適用于公司內、外部各類環(huán)境信息的協(xié)商與交流。

3? 定義

3.1? 內部信息交流：是指公司內部各部門、各層次之間的環(huán)境管理信息的傳遞、報告和交流。

3.2? 外部信息交流：是指公司與外部相關方的信息的接受和處置。

4.? 職責

4.1? 管理者代表是協(xié)商、信息交流的主管領導。

4.2? 環(huán)保科為公司環(huán)境信息收集、交流與協(xié)商的主管部門，負責環(huán)境信息內部的交流與協(xié)商。

4.3? 公司辦公室負責高層管理者與各單位之間有關環(huán)境方面信息的傳遞與交流；負責有關的外部相關方信息的接收、交流、協(xié)商與處置。

4.4? 各單位負責本單位的協(xié)商、交流，并負責相應業(yè)務范圍內信息的收集及相應業(yè)務范圍內與外部相關方的信息交流，將有關信息向環(huán)保科傳遞。

5 工作程序

5.1? 信息分類

包括內部信息和外部信息。

5.1.1? 內部信息

5.1.1.1? 內部信息溝通的主要方式有：召開會議、文件、通知、書面報告、電話、OA辦公系統(tǒng)、《今日??》等。

5.1.1.2? 公司有關環(huán)境方面的文件由公司辦公室負責印制并下發(fā)。各單位、部門有關環(huán)境方面的文件由各單位、部門印發(fā)并分別報公司辦公室及環(huán)保科。

5.1.1.3? 對于重要的有關環(huán)境方面的信息可通過公司例會、生產調度晨調會、環(huán)保會議或其他臨時會議的形式進行溝通。

5.1.1.4? 各單位、部門和員工有關環(huán)境方面的意見或建議，通過本單位環(huán)保主管部門反饋到環(huán)保科。

5.1.1.5? 公司辦公室負責接待員工來訪或媒體信訪，就有關環(huán)境方面的問題與相關單位、部門溝通或向上級報告。

5.1.1.6? 管理體系審核報告、管理評審報告、不合格（不符合）報告，由環(huán)保科以文件的形式向各有關單位、部門溝通。

5.1.1.7? 在以上內部信息溝通過程中，各單位、部門應分別建立并保持會議記錄。

5.1.2? 外部信息

5.1.2.1? 外部信息溝通的主要方式有：參加或召開會議、文件、簽訂技術協(xié)議或合同、通知、電話、計算機網絡、傳真、信函等。

5.1.2.2? 各單位、部門接收到有關環(huán)境有關的法律、法規(guī)文件，按公司《法律、法規(guī)及其他要求管理程序》辦理。對于接收到的上級公文，分別由公司辦公室和各單位、部門辦公室報主管領導批示后，交承辦單位、部門辦理。

5.1.2.3? 各單位、部門對于接收到相關方有關環(huán)境方面的投訴、抱怨、意見或建議，由信息接收單位形成處理意見或建議，請示有關領導后作出處理決定。

5.1.2.4? 外部宣傳機構，如新聞媒體對公司的采訪、宣傳、報道，由公司宣傳部和各有關專業(yè)管理部門，向其提供可對外公開的環(huán)境信息。

5.1.2.5? 對于公司發(fā)生緊急情況如，火災、爆炸等信息的溝通，按《應急準備和響應管理程序》的規(guī)定組織實施。

5.1.2.6? 在以上外部信息溝通中，各單位、部門應分別建立并保持文件收發(fā)記錄。

5.2? 協(xié)商

5.2.1? 內部協(xié)商

5.2.1.1? 環(huán)保科負責組織單位、處室人員進行貫標培訓。

5.2.1.2? 各單位、處室進行環(huán)境因素辨識，根據《環(huán)境因素辨識、評價程序》填寫環(huán)境因素辨識清單，經環(huán)保科匯總后報管理者代表審議。

5.2.1.3? 環(huán)保科負責及時將制定的環(huán)境的方針、目標、管理方案和員工的意見向管理者代表和最高管理者反饋，并將確定的環(huán)境的方針、目標、管理方案傳達到員工。

5.2.1.4? 環(huán)保科負責對計劃改變的作業(yè)場所的現(xiàn)場衛(wèi)生和環(huán)境狀況進行審議。

5.2.2? 外部協(xié)商

5.2.2.1? 有工程施工和設備大、中修的單位，負責告知相關方公司環(huán)境、衛(wèi)生方面要求，并與外委單位（相關方）簽訂環(huán)保協(xié)議，并發(fā)放環(huán)保告知書。。

5.2.2.2? 相關方在公司的作業(yè)場所進行作業(yè)，必須遵守公司的相關規(guī)定，作業(yè)過程中發(fā)現(xiàn)有不合理的衛(wèi)生問題和環(huán)境問題時，應及時反饋至相關方主管部門，由相關方主管部門與環(huán)保科協(xié)商后處理。

6? 相關記錄

《環(huán)境信息交流記錄表》

《環(huán)境外供信息臺帳》