???????????????? 資料管理清單???????????????????????????????? 附表11-13

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????????????????? 發放回收登記表???????????????????????????? 附表11-14

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????????????? 文件和資料現行狀態清單???????????????????????? 附表11-15

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????????????????????????? 文件修改記錄???????????????????? 附表11-16

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??????????????????? 文件銷毀（留用）審批表???????????? 附表11-17

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???????????? 文件和資料借閱登記表????????????????????????? 附表11-18

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?????????????? 外來文件管制表???????????????????? 附表11-19

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二、文印管理制度

⑴文件資料的復印、打印須經所在部門負責人簽字同意后才予辦理。部門經理不在時，可經總經理辦公室主任同意后辦理（機密件除外）

⑵私人資料不得在公司打印、復印

⑶文印室工作人員應認真做好本職工作，按時完成任務。對收到的文件資料，文印室工作人員應及時給有關部門、人員送發，或及時通知有關人員到文印室取回，不得延誤

⑷文印室工作人員應樹立嚴格的保密觀念，不得隨意將打印、復印或傳真資料中有關商業秘密或企業管理中須保密的事項透露給他人，不得截留任何文件

⑸對送來打印、復印、傳真的文件資料，文印室工作人員應做好登記，并在月終統計核算。涉密文件的復印廢件應及時銷毀

⑹不得擅自復印絕密文件和個人資料。復印機密文件需經公司領導批準

⑺復印機由專人保管使用，其他人員非經允許不得自行開機

⑻文印室工作人員應按規程操作文印設備，定期對設備進行維護、檢測、保養，下班時注意檢查設備電源的關閉情況，斷開電源

三、辦公用品管理制度

為規范辦公用品的管理，提高工作效率，特制定本制度

⑴公司辦公用品采用定額預算管理制

⑵公司各部門必須將所需辦公用品提前半個月報至行政辦公室，行政辦公室根據實際用量和庫存情況制定購置計劃，經總經理批準后購置

⑶每月月底前，物資部統計各部門的辦公用品清單報行政辦公室

⑷對于預算限額內的辦公用品領用，職員須填寫〈辦公用品申領單〉，經部門經理根據預算審核簽字后，直接到物資采購中心領取

⑸備品發放采取定期發放制度，每月的1日和15日辦理，其他時間不予辦理

⑹備品倉庫設專人負責。備品入庫需根據〈入庫單〉嚴格檢查品種、數量、質量、規格、單價是否與〈進貨單〉相符，按手續驗收入庫，登記入帳。為辦入庫手續，財務一律不予報銷

⑺備品保管要材料清、帳目清、數量清，擺放整齊、庫房整齊，帳、卡、物一致，做到日清月結。

⑻做好出庫管理。在日清月結的條件下，倉庫負責人月末必須對所有單據按部門統計，及時轉到財務部結算

⑼各部門設立耐用辦公用品檔案卡，由行政辦公室定期檢查使用情況，如非正常損壞或丟失，由當事人賠償

⑽公司員工離職時，須如數退還辦公用品（易耗品除外）。如有遺失按公司規定賠償，否則，不予辦理離職手續