一、要求與解析

（一）《審核規(guī)范》要求

4.4.5 文件和資料控制

用人單位應(yīng)建立并保持程序，控制本規(guī)范所要求的所有文件和資料，以滿足下列要求：

（1）文件和資料易于查詢；

（2）對它們進(jìn)行定期評審，必要時(shí)予以修訂并由授權(quán)人員確認(rèn)其適宜性；

（3）所有對職業(yè)安全健康管理體系有效運(yùn)行具有重要作用的崗位，都能得到有關(guān)文件和資料的現(xiàn)行版本；

（4）及時(shí)將失效文件和資料從所有發(fā)放和使用場所撤回，或采取其他措施防止誤用；

（5）根據(jù)法律、法規(guī)的要求和（或）保存信息的需要，留存的檔案性文件和資料應(yīng)予以適當(dāng)標(biāo)識。

（二）解析

1．文件、資料、信息的涵義與區(qū)別是：①文件是指公文信函、有關(guān)政策、理論等方面的文章；資料(文字類)是指一切可作為依據(jù)的材料；信息是指物質(zhì)和能量在時(shí)間和空間中一種定性與定量的狀態(tài)。②三者是包容的關(guān)系，即信息包容資料和文件，資料包容文件。

2．用人單位應(yīng)提供查詢相關(guān)文件的途徑，如體系文件清單(目錄)，主管部門、發(fā)放范圍等，參見表2—8示例。

3．用人單位應(yīng)建立并保持對文件和資料控制的程序文件，包括文件的標(biāo)識、分類、保存、更新、處置等；應(yīng)將OHSMS各類文件分為受控文件或非受控文件兩大類以便管理。

4．對已明確的受控文件，應(yīng)予以逐一標(biāo)識(蓋章等)，發(fā)放范圍與人員(OHS管理關(guān)鍵崗位)應(yīng)有長期保存的登記；若部門或人員變動應(yīng)有交接手續(xù)，嚴(yán)防丟失。

5．已作廢的文件要及時(shí)收回處置，應(yīng)有一套機(jī)制保證文件的時(shí)效性，已過期作廢的文件(不論受控與否)不得在體系運(yùn)行中使用。

6．文件和資料應(yīng)注重檔案化管理，凡有保存價(jià)值(長期或短期)的應(yīng)經(jīng)過整理上升為OHS 檔案。檔案管理的要求應(yīng)按用人單位內(nèi)檔案部門的規(guī)定予以歸口管理。

7． OHSMS文件應(yīng)側(cè)重對體系運(yùn)行和危險(xiǎn)因素的有效控制，而不是建立在過于繁瑣的文件管理手續(xù)上，關(guān)鍵是誰主管某項(xiàng)OHS工作誰就應(yīng)有相應(yīng)文件的有效版本。

二、 文件和資料控制相關(guān)資料

文件和資料控制相關(guān)要求的登記表、編碼規(guī)則等，參見第四章第五節(jié)。